Rekisterinpitäjä:
Photo North – Pohjoinen valokuvakeskus ry 1084006-2
Hallituskatu 7, 90100 Oulu
+358 40 128 1150
info@photonorth.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Darja Zaitsev
Hallituskatu 7, 90100 Oulu
+358 40 187 4558
darja@photonorth.fi
Rekisterin nimi:
Photo North – Pohjoinen valokuvakeskus ry:n asiakas- ja sidosryhmätietojärjestelmä.
Yleistä henkilötietojen käytöstä:
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä toukokuussa 2016 voimaan astunutta ja 25.5.2018 alkaen kansallisesti sovellettavaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, joiden käsittely on perusteltua asiakassuhteeseen, sopimuksiin, sivuston käyttöön, lakisääteisiin velvoitteisiin tai henkilön suostumukseen perustuen. Asiakkaalla on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Mitä tietoja keräämme ja säilytämme:
Sivustollamme on käytössä uutiskirjeiden tilauslomake sekä jäsentietolomake, lisäksi keräämme tietoja myös jäsen- ja näyttelyhakuprosessien yhteydessä. Lomakkeiden välityksellä kerätyt henkilötiedot perustuvat aina rekisteröidyn suostumukseen (lomakkeiden käyttäminen on vapaaehtoista). Lisäksi rekisteriin kuuluu Photo North – Pohjoinen valokuvakeskus ry:n toimintaan liittyvien sidosryhmien yhteystietoja. Tiedot on ryhmitelty Phot Northin toiminnan ja viestinnän tarpeiden mukaisesti. Sidosryhmät ovat yksityishenkilöitä, yhdistyksiä ja yrityksiä.
Rekisterin tietosisältö:
Henkilötietojen käyttötarkoituksena on Photo North – Pohjoinen valokuvakeskuksen yhdistystoiminnan, yhteydenpidon ja viestinnän toteuttaminen. Henkilötietojen käsittely, rekisteriin syöttäminen ja muutosten tekeminen tehdään Photo North – Pohjoinen valokuvakeskus ry:n henkilökunnan toimesta.
Tietoja voidaan käyttää muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:
– asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
– tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
– asiakaskyselyt
– viestintä (esimerkiksi uutiskirjeet ja erilaiset kutsut)
– muut vastaavat tarkoitukset
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
– asiakkaan etu- ja sukunimi
– titteli
– organisaatio
– osoitetiedot
– puhelinnumero
– sähköposti
– www-osoite
– tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista
– tietoja asiakkaan maksutapahtumista, alennuksista
Säännönmukaiset tietolähteet:
Yhteystietorekisterin sisältämä tieto on kerätty Photo Northin sidosryhmiin kuuluvilta henkilöitä itseltään lomakkeiden kautta, puhelimitse, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteriä päivitetään rekisteröidyn itsensä tekemän yhteystiedon muutosilmoituksen perusteella.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
Tietoja käytetään ainoastaan asiakassuhteiden hoitamiseen eikä niitä luovuteta säännönmukaisesti edelleen ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa jäsensivujen tekniseen hallinnointiin liittyvien toimien (esim. palvelimen tai verkkoisivualustan hallinnointi) yhteydessä, maksamattomien laskujen perimiseksi, sekä viranomaisille näiden niin edellyttäessä ja lain salliessa.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle:
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytys ja hävittäminen:
Rekisterin tietoja säilytetään asiakassuhteen säilymisen ajan. Laskutus- ja maksutietoja säilytetään kuitenkin muun kirjanpitoaineiston tapaan. Tarpeettomiksi käyneet tiedot hävitetään turvallisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet:
Rekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisteriä säilytetään vain sähköisessä muodossa. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus. Jokaisella rekisterin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.
Tarkastusoikeus:
Jokaisella on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastusta koskeva pyyntö tulee lähettää omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai esittää henkilökohtaisesti Photo Northin henkilökunnalle. Pyynnöt tulee lähettää edellä mainitulle yhteyshenkilölle, joka myös vastaa mahdollisiin lisätietopyyntöihin.
Tietojen päivittäminen:
Jäsen voi päivittää nimi- ja osoitetietojaan sähköpostitse edellä mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänen tietojensa käsittely markkinointitarkoituksia varten. Tietojen käsittelyn rajoitusta koskeva pyyntö tulee esittää sähköpostitse rekisterin yhteyshenkilölle.